Việc Thiết lập chữ ký Email Signature trong HubSpot rất quan trọng đối với công ty khi các nhân viên Sales, Chăm sóc KH, quản lý dự án,… giao tiếp với KH qua emai. Điều này giúp việc sử dụng HubSpot thay thế hoàn toàn hệ thống email khi các nhân viên công ty bạn của bộ phận bán hàng, Marketing, chăm sóc KH, bộ phận dự án làm việc với khách hàng cũng như đối tác.
Trong bài viết này, Repu & HubSpot Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn từng bước Cài đặt, thay đổi, thiết lập chữ ký Email Signature trong HubSpot
Theo kinh nghiệm triển khai HubSpot hơn 7 năm của Repu Digital, các bạn thường nhầm lẫn giữa personal mail và team email trong HubSpot. Khi bạn sử dụng personal email để gửi, bạn cần thiết lập chữ ký email signature riêng. Khi bạn gửi bằng team email, bạn cần thiết lập chữ ký email signature riêng cho team email (được tích hợp trong phần HubSpot Inbox). Hãy tham khảo cả 2 cách cho 2 trường hợp dưới đây
Cách thiết lập chữ ký Email Signature trong HubSpot cho Personal Email (Từng nhân viên Sales, CSKH tự thực hiện)
Bước 01: Truy cập vào General Settings, mục Email và chọn Edit Signature
Bước 01: Truy cập vào General Settings, mục Email và chọn Edit Signature
Bước 02: Thiết lập chữ ký Email cá nhân
Bước 02: Thiết lập chữ ký Email cá nhân
Bước 3: Gửi email thử nghiệm xem chữ ký email cá nhân đã được add vào chưa
Chữ ký Email cá nhân được sử dụng khi User (sales, CSKH,…) email cho KH thông qua màn hình chi tiết của mỗi Contact, Deal, Ticket trên HubSpot Web Desktop hoặc HubSpot Mobile App
Bước 03: Gửi email tới KH từ màn hình Contact, Deal, Ticket,… trên HubSpot Desktop, Mobile app
Gửi email cho KH qua HubSpot mobile xem chữ ký đã được chưa 01
Chữ ký tự động hiện ra khi soạn email trên HubSpot Mobile App là đã thành công
Hướng dẫn Thiết lập chữ ký Email Signature trong HubSpot Inbox cho Team Email (Người quản trị thực hiện)
Bước 1: Truy cập vào Inbox Settings
Bước 01. Vào Inbox Settings
Bước 2: Chọn Inbox và Team Email đã kết nối
Bước 02: Edit Team Email đã được kết nối vào Inbox tương ứng
Bước 3: Thiết lập chữ ký Team Email và xem Preview
Bước 03: Thiết lập chữ ký cho team email
Bạn có thể thiết lập dạng đơn giản (Simple) hoặc sử dụng mã code HTML (cần kỹ năng IT hoặc nhờ bộ phận IT). Lưu ý: bạn có thể in đậm, in nghiêng, chèn link, chèn ảnh ở ngay trong chế độ thiết lập chữ ký dạng Simple mà không cần chuyển sang chế độ HTML
Thiết lập chữ ký dạng Simple đã có thể chèn ảnh, chèn link, in đậm, in nghiêng mà không cần sang chế độ HTML
Bước 4: Gửi email qua Inbox để check xem thiết lập chữ ký cho team email đã OK chưa
Gửi email qua Inbox để check xem thiết lập chữ ký cho team email đã OK chưa
Lưu ý: khi reply email cho KH trong HubSpot Inbox, HubSpot không tự động hiển thị chữ ký ngay lúc soạn thảo, tuy nhiên, khi gửi email đi, email bạn gửi vẫn chứa chữ ký đã được thiết lập.
Nếu bạn đã là KH mua HubSpot và dịch vụ hỗ trợ hoặc dịch vụ Onboarding, hãy làm việc với nhân viên tư vấn và chăm sóc KH của Repu & HubSpot Việt Nam để được hỗ trợ nếu cần nhé 😉
Nguồn: Repu & HubSpot Việt Nam (HubSpot.vn)
Tham khảo: