Hubspot CRM cho Sales là phần mềm dành cho team Sales với đầy đủ tính năng cần thiết hỗ trợ đắc lực cho hoạt động bán hàng trên một nền tảng duy nhất. Trong bài viết hướng dẫn sử dụng Hubspot CRM cho Sales dưới đây, Hubspot Vietnam sẽ giúp bạn hiểu về tính năng, tối ưu quá trình sử dụng và nâng cao hiệu quả bán hàng.
Để được tư vấn và hướng dẫn sử dụng Hubspot CRM hiệu quả, bạn hãy điền thông tin tại đây.
Hubspot CRM cho Sales là phần mềm CRM mạnh mẽ giúp team Sales chốt được nhiều hợp đồng hơn, tăng cường mối quan hệ với khách hàng và quản lý các khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn – tất cả trên một nền tảng dễ sử dụng.
Hubspot CRM dành cho Sales bao gồm đầy đủ tính năng cần thiết của phần mềm Sales CRM, với những công cụ giúp tương tác trong quá trình bán hàng, báo giá, báo cáo, phân tích, và khả năng tích hợp với hơn 650 công cụ khác tại Hubspot App Marketplace
Phần mềm Hubspot CRM cho Sales giúp bạn xây dựng quy trình hiệu quả để tương tác với khách hàng tiềm năng và biến họ thành khách hàng thực sự
… cùng nhiều tính năng hữu ích khác. Trong phần tiếp theo, Hubspot Vietnam sẽ hướng dẫn sử dụng Hubspot CRM với những tính năng cơ bản và thông dụng nhất.
Hubspot CRM dành cho Sales phù hợp với doanh nghiệp thuộc mọi quy mô từ nhỏ đến lớn, với những tính năng được thiết kế phù hợp với ngân sách của từng loại doanh nghiệp.
Hubspot CRM giúp các thành viên team Sales quản lý contacts khách hàng một cách đơn giản, thực hiện các nhiệm vụ, quản lý trạng thái của các Deal (giao dịch) tiềm năng, gửi email, đặt lịch meeting, chat trực tiếp với khách hàng,… Bên cạnh đó, các lãnh đạo và quản lý team Sales có thể theo dõi báo cáo về doanh thu, hiệu quả hoạt động của team Sales, để có những chiến lược và sự điều chỉnh phù hợp…
Một số đánh giá của người dùng Hubspot trên trang g2.com – Website nổi tiếng và uy tín chuyên tổng hợp review về các phần mềm
Để tìm hiểu thêm về hướng dẫn sử dụng Hubspot CRM cho Sales, bạn có thể tham khảo khóa học Hubspot Sales hoàn toàn miễn phí của Hubspot Academy.
Xem thêm: Hubspot Academy là gì? Hướng dẫn tìm, học, thi chứng chỉ khóa học
Bất kỳ ai tương tác với doanh nghiệp của bạn đều có thể được lưu làm Contacts (địa chỉ liên hệ) trong HubSpot. Ví dụ về Contacts bao gồm khách hàng điền form, người truy cập liên hệ với bạn qua chat, hoặc khách hàng tiềm năng mà bạn gặp trong một sự kiện.
Dữ liệu Contacts tốt sẽ cho phép nhóm của bạn dễ dàng ghi lại và tìm kiếm thông tin, giúp thông tin về Contacts luôn được cập nhật
Sau đây, Hubspot Vietnam sẽ hướng dẫn sử dụng Hubspot CRM để tạo Contacts. Có nhiều cách khác nhau để tạo Contacts (địa chỉ liên hệ) trong HubSpot:
Nếu một cá nhân tương tác với doanh nghiệp của bạn ngoài những cách trên, bạn cũng có thể tự tạo Contacts một cách thủ công
Trong tài khoản Hubspot, chọn Contacts > Contacts
Ở phía trên cùng bên phải, chọn Create Contact
Điền các thông tin của Contacts: những trường thông tin có dấu * là trường thông tin bắt buộc phải điền
VD Email, First name, Last name
Sau đó, chọn Create Contact
Sau khi tạo Contact xong, bạn có thể truy cập Contact record để lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Bạn nên kết nối contact record đó với Companies, Deal và Tickets tương ứng. Từ đó bạn có thể dễ dàng theo dõi quan hệ giữa các objects trong Hubspot và đồng bộ hóa những hoạt động liên quan giữa các objects (Objects ở đây là Contacts/ Companies/ Deals/ Tickets)
Bạn có thể lưu thông tin các công ty bạn tương tác thành Company record (hồ sơ công ty) trong HubSpot. Tại Company record, bạn có thể lưu trữ và xem thông tin về công ty. Điều này giúp các thành viên trong công ty bạn luôn được cập nhật. Ví dụ về một tổ chức cần được lưu dưới dạng Company record là công ty mà bạn đang cung cấp dịch vụ của mình.
Khi bạn tạo Company record, bạn nên liên kết Company record này với các record khác như Contacts, Deals, Tickets liên quan. Cụ thể, bạn có thể liên kết những Contacts làm trong công ty đó với Company record tương ứng. Điều này cho phép bạn theo dõi các mối quan hệ giữa các đối tượng của bạn trong HubSpot và cho phép HubSpot đồng bộ hóa các hoạt động có liên quan giữa các đối tượng được liên kết này.
Có một số cách khác nhau để tạo Company trong Hubspot:
Bạn cũng có thể tự tạo Company:
Trong một số trường hợp khi bạn điền thông tin Company domain name xong, Hubspot sẽ tự động quét thông tin về Company domain name và tự động hiển thị các thông tin liên quan như Name, Industry, City,…
Bạn có thể sử dụng Hubspot CRM để tạo hòm Inbox để sắp xếp các cuộc trò chuyện và tập trung giao tiếp với khách hàng tiềm năng của bạn. Bạn có thể kết nối các kênh khác nhau với hòm Inbox trong Hubspot, sau đó xem, trả lời và quản lý tất cả các cuộc trò chuyện đang diễn ra ở một nơi duy nhất là Hubspot.
Trong tài khoản Hubspot, chọn biểu tượng hình bánh răng ở góc trên cùng bên phải
Ở góc bên trái, chọn Inbox > Inboxes
Chọn Actions > Create new inbox
Đặt tên cho hòm Inbox
Chọn Add team inbox members để cài đặt những thành viên có thể nhìn thấy hòm Inbox này
Chọn Next
Chọn một kênh để kết nối. Bạn có thể kết nối team email để xem và trả lời tất cả các tin nhắn gửi đến hòm mail công ty của bạn, hoặc kết nối kênh Chat để xem và trả lời tin nhắn qua livechat. Bạn cũng có thể kết nối tài khoản Facebook Messenger để xem và trả lời tin nhắn gửi đến Facebook page, hoặc trả lời khi khách hàng gửi form liên hệ hỗ trợ.
Nếu bạn muốn kết nối các kênh sau, chọn Connect a channel later. Khi bạn mới thiết lập hòm Inbox lần đầu tiên, bạn sẽ kết nối một kênh để bắt đầu. Sau đó, bạn có thể kết nối các kênh khác sau.
Snippet là các đoạn văn bản ngắn, thường được sử dụng lặp lại nhiều lần. Bạn có thể sử dụng Snippet tại contact/ company/ deal/ ticket record, trong các mẫu email, chat với khách hàng, và khi log activity hoặc ghi chú (note).
Trên thanh công cụ, chọn Conversations > Snippets
Chọn Create Snippet
Giao diện New Snippet được hiển thị:
Chọn Save snippet để lưu thông tin
Để cá nhân hóa thông tin, chọn Personalize, tìm kiếm trường thông tin muốn cá nhân hóa
VD bạn muốn cá nhân hóa trường First Name
Các trường thông tin được cá nhân hóa sẽ hiển thị như sau
Để sử dụng Snippet, bạn gõ dấu #shortcut (VD #ngocautomaticreply), chọn snippet tương ứng hiện ra
Kết quả: Snippet được hiển thị
Template là các mẫu template email thường được sử dụng. Với các mẫu template, bạn có thể lưu nội dung email lặp lại dưới dạng mẫu email trong phần mềm bán hàng Hubspot. Trước khi gửi template, bạn có thể cá nhân hóa và điều chỉnh nội dung cho người nhận. Bạn có thể truy cập các template từ CRM hoặc khi gửi email từ inbox.
Trên thanh công cụ, chọn Conversations > Templates
Chọn New template > From scratch
Giao diện chỉnh sửa New template được hiển thị.
Chọn Save template
Để cá nhân hóa, chọn Personalize. Sau đó, chọn Type, tìm kiếm tên trường thông tin, và chọn trường thông tin hiện ra
VD bạn muốn cá nhân hóa trường thông tin First name của Contact
Type: Contact
Tìm kiếm Name
Chọn trường thông tin First name hiện ra
Trường thông tin First name của Contact được cá nhân hóa sẽ hiển thị như sau
Sau khi tạo xong template, bạn có thể gửi template bằng cách thực hiện như sau.
Trong tài khoản Hubspot, chọn contact/ company/ deal/ ticket record.
Chọn Email
Khi giao diện email hiện ra, bạn nhập địa chỉ email người nhận ở phần To. Sau đó, chọn Templates
Chọn Select tại template tương ứng bạn muốn chọn
Template email sẽ hiển thị ở mục nội dung. Bạn hãy để ý những phần thông tin cá nhân hóa đã hiển thị chính xác chưa và chỉnh sửa thêm nếu cần
VD: Nếu contact không có thông tin công ty thì phần cá nhân hóa công ty sẽ không hiển thị
Chọn Send để hoàn tất việc gửi email
Bạn có thể kết nối email cá nhân vào tài khoản HubSpot để gửi email 1-1 từ hệ thống CRM, lưu trữ nội dung email trao đổi trong CRM và cài đặt HubSpot Sales để truy cập các công cụ Sales trong Gmail, Outlook.
Trên thanh công cụ, chọn module Contacts > Contacts
Tìm kiếm địa chỉ email của contact bạn cần tìm, sau đó click chọn contact đó
Trong giao diện Contact record, chọn Email
Bạn cần kết nối tài khoản email vào Hubspot để có thể gửi email từ hệ thống Hubspot. Chọn Connect Gmail (cách làm sẽ tương tự nếu bạn sử dụng Office 365 hoặc các dịch vụ email khác)
Chọn Accept and connect to Google
Chọn tài khoản email cá nhân bạn muốn liên kết vào Hubspot
Google hiển thị thông báo việc liên kết tài khoản sẽ cho phép Hubspot có thể thực hiện một số hành động như sau
Kết quả: Bạn đã kết nối tài khoản Google thành công và có thể gửi email bằng hòm mail cá nhân vừa được kết nối với Hubspot
Bạn có thể gửi email từ Hubspot bằng tài khoản email cá nhân đã được kết nối vào Hubspot (tương tự như khi gửi qua Gmail bình thường)
Chọn Send để gửi email
Bạn có thể sử dụng Hubspot CRM để tạo Deals (các giao dịch) để theo dõi các giao dịch tiềm năng với khách hàng. Bạn có thể tạo deal khi có 1 khách hàng tiềm năng thực hiện hành động có thể dẫn đến doanh thu, chẳng hạn như đặt một cuộc họp với bạn để thảo luận về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.Để tạo deal, bạn làm theo các bước hướng dẫn như sau
Trên thanh công cụ, chọn Contacts > Contacts
Tìm kiếm địa chỉ email của Contact và click chọn
Ở mục Deals, chọn Add
Điền thông tin của Deal
Chọn Create
Kết quả: Deal được tạo thành công
Lưu ý: Khi tạo Deal cần gắn đầy đủ với Contact, Company liên quan. Khi click vào xem thông tin của 1 deal, bạn sẽ biết deal đó thuộc công ty nào, liên quan tới contact nào
Bạn có thể tạo và theo dõi danh sách việc cần làm của bạn bằng công cụ Tasks trong phần mềm bán hàng HubSpot. Bạn có thể tạo tasks bằng một số cách như sau:
Chọn Sales > Tasks
Tại góc phải, chọn Create Task
Tại bảng thông tin bên phải, điền các thông tin về task của bạn
Chọn Create
Truy cập vào Contacts, Companies, Deals hoặc Tickets
Chọn Contact/ Company/ Deal/ Ticket bạn muốn tạo task
Chọn mục Tasks ở bảng thông tin nằm giữa > Create Task
Điền các thông tin tương ứng
Chọn Save Task
Truy cập vào mục contacts, companies, deals hoặc tickets
Chọn contact/ company/ deal/ ticket bạn muốn tạo task
Chọn mục Email hoặc Call
Điền thông tin liên quan đến email và cuộc gọi.
Trước khi gửi mail hoặc lưu cuộc gọi, tick vào ô Create a task to follow up và chọn deadline cho task đó
Chọn Contacts > Chọn tiếp Contacts hoặc Companies
Chọn tick vào các contacts bạn muốn tạo task > Create tasks
Tại bảng thông tin bên phải, điền các thông tin về task của bạn.
Chọn Create
Yêu cầu: Đã liên kết tài khoản Gmail với Hubspot và đã cài extension của Hubspot
Đăng nhập tài khoản Gmail > Chọn biểu tượng Hubspot tại thanh công cụ bên phải màn hình
Chọn mục Tasks > Create Tasks
Tại bảng thông tin bên phải, điền các thông tin về task của bạn
Chọn Save
Với công cụ tài liệu, bạn có thể xây dựng một thư viện nội dung cho toàn bộ nhóm của mình để tải lên và chia sẻ tài liệu với các địa chỉ liên hệ của bạn.
Trên thanh công cụ, chọn Sales > Document
Tại góc trên cùng bên phải, chọn Upload document
Chọn nơi đang lưu trữ tài liệu của bạn để up lên HubSpot
Upload file của bạn lên HubSpot. Tài liệu đã được upload lên HubSpot sẽ hiển thị trong Document dashboard như sau
Di chuột đến document bạn muốn tạo link > Chọn Action > Create link
Nhập địa chỉ email bạn muốn gửi tài liệu đến vào ô văn bản
Bật chế độ Require email address to view document để theo dõi những người đã xem tài liệu này
Chọn Create Link
Bạn có thể đặt lịch cuộc họp với các khách hàng thông qua công cụ Meetings trong phần mềm bán hàng Hubspot.
Trên thanh công cụ, chọn Contacts > Contacts
Trên thanh search, tìm kiếm địa chỉ email của contact bạn muốn tạo cuộc họp cùng. Click chọn contact đó
Ở góc bên trái, chọn Meet
Chỉnh sửa thông tin cuộc họp
Để thêm thành viên khác tham gia cuộc họp, click chọn attendee, tìm kiếm email người tham gia và chọn tick ô vuông
Lưu ý: Người tham gia bạn thêm cần là contact đã có trong Hubspot. Nếu người đó chưa là contact trong Hubspot, bạn hãy tạo thêm contact đó
Chọn Connect to Google Calendar or Office 365 Calendar
Chọn Google Calendar nếu bạn sử dụng Gmail, G Suite (tương tự với Office 365). Sau đó, chọn Connect
Chọn Connect to Google Calendar
Chọn tài khoản email bạn muốn kết nối
Hubspot hiển thị thông báo việc kết nối sẽ cho phép Hubspot thực hiện những việc như sau. Chọn Cho phép
Sau khi bạn đã tích hợp Calendar vào Hubspot, bạn chọn Add to Google Calendar và chọn Save để lưu thông tin cuộc họp
Khi bạn truy cập vào Google Calendar, bạn sẽ thấy lịch cuộc họp đã tạo được hiển thị trên lịch Calendar
Hubspot Sales Extension là tiện ích mở rộng của Hubspot giúp bạn có thể gửi email từ công cụ Gmail, Outlook, v.v và vẫn lưu trữ thông tin vào phần mềm Hubspot. Ngoài ra, bạn còn theo dõi được người nhận đã mở email chưa, số lượt mở.
Tải Hubspot Sales Extension cho Gmail tại đây
Chọn Add Extension
Chọn Log in để đăng nhập vào tài khoản của bạn
Đăng nhập tài khoản Hubspot của bạn > Log in
Khi gửi email, bật chế độ track để Hubspot track email của bạn
Mở mục extension ở góc phải màn hình
Chọn ghim Hubspot Sales Extension lên thanh công cụ
Nhấn chuột vào biểu tượng Hubspot trên thanh công cụ để xem các hoạt động đã diễn ra. Bạn cũng có thể nhấn đúp vào mục activity types và chọn hoạt động bạn muốn xem
Bật tính năng Log khi gửi email
Chọn các records (contact/ company/ deal/ ticket record ) bạn muốn log email vào
Nếu bạn gửi mail đến một địa chỉ email không nằm trong mục contact của bạn, Hubspot sẽ tự động tạo một contact mới trong Hubspot. Bỏ tick nếu bạn không muốn tạo ra contact mới trong Hubspot
Xem email đã log trong Hubspot
Cài đặt ứng dụng Hubspot trên điện thoại giúp thành viên team Sales dễ dàng trao đổi với khách hàng mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh đó, bạn còn có thể theo dõi các nhiệm vụ, cuộc họp sắp tới cùng rất nhiều tính năng hữu ích khác mà không cần mang theo máy tính.
Tìm kiếm ứng dụng Hubspot và chọn Get
Sau khi tải ứng dụng xong, bạn mở ứng dụng và chọn Log in
Đăng nhập bằng cách điền email, password hoặc chọn Sign in with Google theo cách bạn thường đăng nhập trên máy tính
Nếu bạn có nhiều tài khoản Hubspot khác nhau, chọn tài khoản tương ứng bạn muốn đăng nhập
Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy giao diện màn hình của Hubspot hiển thị như sau
VD: Ở mục Today, bạn sẽ thấy các task cần hoàn thành và các meeting sắp diễn ra
Bạn có thể sắp xếp và theo dõi các báo cáo (Reports) tại cùng một nơi với Dashboard. Bạn có thể tạo dashboard để xem nhiều báo cáo khác nhau, chia sẻ dashboard với mọi người.
Trên thanh công cụ, chọn Reports > Dashboards
Chọn Create Dashboard
Bạn có thể chọn mục Sales, Marketing, Service, CMS để chọn những template dashboard có sẵn của Hubspot phù hợp với nhu cầu. Chọn Blank Dashboard để tạo 1 dashboard trống và tự thêm những report phù hợp
Đặt tên của Dashboard, chọn quyền truy cập dashboard (private: chỉ bạn có thể nhìn thấy, everyone: tất cả mọi người nhìn thấy, specific users and teams: một số thành viên và nhóm nhất định mới có thể nhìn). Sau đó, chọn Create dashboard
Chọn Add reports to this dashboard để thêm báo cáo
Bạn có thể chọn From my reports (những báo cáo của bạn), hoặc From the report library (thư viện báo cáo của Hubspot), hoặc Build a new report (tự xây dựng báo cáo theo mong muốn của bạn). Trong trường hợp này, chọn From the report library để chọn báo cáo có sẵn của Hubspot
Lưu ý: Lựa chọn Build a new report chỉ có từ gói Hubspot Marketing Hub Professional trở lên
Để tìm kiếm báo cáo, bạn có thể tìm kiếm trên thanh công cụ hoặc filter (lọc) theo Report content (nội dung báo cáo)
VD Sales Rep
VD Bạn muốn chọn báo cáo Deal leaderboard – amount closed by rep with stage breakdown, chọn Save report
Chọn thêm report vào dashboard nào (VD chọn Add to existing dashboard để thêm vào dashboard vừa tạo), sau đó chọn Save & Add
Khi truy cập dashboard, bạn sẽ thấy các report bạn vừa chọn hiện ra. Bạn có thể thêm 10 report trong 1 dashboard
Để tiếp tục thêm report vào dashboard, chọn Add report ở góc trên cùng bên phải màn hình và thực hiện tương tự như trên
Qua bài viết trên, hy vọng Hubspot Vietnam đã giúp bạn hiểu về lợi ích và cách sử dụng Hubspot CRM. Hubspot là phần mềm CRM phổ biến hàng đầu thế giới, do đó việc ứng dụng Hubspot CRM hiệu quả là mối quan tâm hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Trong quá trình gần 5 năm triển khai dự án Hubspot cho nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, đội ngũ Hubspot Vietnam đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm thực tế và “best practices” để sử dụng Hubspot hiệu quả. Nếu bạn có thắc mắc trong quá trình sử dụng Hubspot CRM, hãy liên hệ với trực tiếp với Hubspot Vietnam qua website hoặc fanpage Hubspot Vietnam Partner – Repu Digital. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ hướng dẫn sử dụng Hubspot CRM hiệu quả. Từ đó, doanh nghiệp bạn sẽ vận hành và phát triển bền vững!